استاندارد مديريت پروژه Project Management Body Of Knowledge (PMBOK)

مدیریت پروژه بکارگیری دانش, مهارت, ابزار, تکنیک و ... در اداره­ی اجرای فعالیت­هاست که برای رفع نیازهای پروژه در چرخه­ی حیات آن، یعنی انجام فعالیت­های آغازین, برنامه ریزی, اجرایی, کنترلی و پایانی است (فرايندهاي مديريت پروژه).

PMBOK مرجع استاندارد مدیریت پروژه­ی موسسه PMI برای تجربیات و اسناد پروژه در حوزه­های مختلف می­باشد. محتویات این راهنما بر اساس تئوری سیستم­های کلاسیک بنا شده­است و از مدل ساده و پایه­ای ورودی – پردازش – خروجی استفاده می­کند. استفاده از این رویکرد مستلزم تعریف تعداد زیادی فرایند برای مدیریت یک پروژه است که این فرایندها تقریبا برای هر حوزه­ی دانش تکرار می­شوند. همچنین تعداد بسیار بیشتری ورودی و خروجی باید تعریف شود.

چالش نهايي براي مديريت پروژه آن است كه فرايندي قابل تكرار را بيابيم و به گونه‏اي آن را درون سازمان معرفي كنيم كه بخش‏هاي مختلف سازمان، آن را پذيرفته و از مزاياي آن پشتيباني كنند. كليد بهترين عملكرد در مديريت پروژه، به چگونگي انجام و اجراي آن پروژه بستگي دارد. پروژه‏ها از عمليات استاندارد قابل تكرار بهره‏مند خواهد شد.

بهترين تجربيات مديريت پروژه به دوازده گونه‏ي متفاوت نوشته شده‏اند. PMBOK  اين تجربيات را به سي و هفت ناحيه‏ي كليدي انجام فرايند تقسيم مي‏كند. گستردگي اين نواحي و چهارچوب به گونه­ايست كه بيش‏تر پروژه‏ها پيش از آن كه مدير پروژه موفق به شناسايي تمامي ناحيه‏هاي ياد شده شود، به پايان مي‏رسند.  PMBOKمديراني را برمي‏گزيند كه از اهميت هر ناحيه به اندازه‏ي كافي اطلاعات داشته باشند.

متاسفانه، چرخه‏هاي كنوني حيات (انجام فعالیت­های آغازین, برنامه ریزی, اجرایی, کنترلی و پایانی)  به طور موثري از جزييات اشاره شده در PMBOK پشتيباني نمي‏كنند. قابليت تغيير در اين جا از اهميت حياتي و ويژه‏اي برخوردار است. به منظور برنامه‏ريزي و اجراي موثر، بايد اين چرخه را با فازهاي كوچك و قابل تكرار تقسيم كرد كه براي دست‏يابي به اهداف مورد نظر پروژه مناسب باشند.

چهارچوب مديريت پرو‍‍‍‍‍ژه:

• مديريت يكپارچگي پروژه
• مديريت محدوده پروژه
• مديريت زمان پروژه
• مديريت هزينه پروژه
• مديريت كيفيت پروژه
• مديريت منابع انساني پروژه
• مديريت ارتباطات پروژه
• مديريت ريسك پروژه
• مديريت ‌كالا و مواد پروژه
• و غيره...

فهمیدن و درک همه­ی این جزئیات چالشی بزرگ برای هر خواننده به­خصوص برای کسانی که می­خواهند از آن برای یک پروژه­ی  عملی استفاده کنند, می­باشد. به طور قطع PMBOK یک متدولوژی مدیریت پروژه نیست. بلکه فقط چیزهایی است که یک مدیر پروژه باید بداند. هرچند عده­ی زیادی سعی می­کنند از این راهنما به عنوان یک متدولوژی در پروژه­ی خود استفاده کنند.

خوشحال می شم اگه نظر بدید

متد ارزش كسب شده Earned Value Management System (EVMS)

يكي اساسي­ترين تكنيك­هاي كنترل هزينه است و روشي براي اندازه‌گيري و ارزيابي پيشرفت واقعي پروژه بر اساس كار انجام شده، زمان سپري شده و هزينه‌ها است. اين روش كمك مي‌كند كه تا با مقايسه برنامه اوليه و پيشرفت واقعي ميزان بهره‌وري پروژه مورد ارزيابي قرار گيرد. با تهيه تصويري گويا از وضعيت پروژه و محاسبه‌ي مقدار ارزش بدست‌آمده، مي‌توان برنامه اوليه را با وضعيت واقعي انجام امور مقايسه كرد و به ارزيابي روشن‌تري از روند پيشرفت پروژه دست‌يافت.

متد ارزش بدست‌آمده بر اساس محاسبه و بررسي پارامترهاي زير شكل مي‌گيرد:

• هزينه اوليه (بودجه‌ي) كار برنامه‌ريزي شده (BCWS) : عبارتست از بودجه‌ي تمامي فعاليت‌هايي كه مطابق برنامه تا تاريخ بررسي بايستي صرف مي‌شده است.
• هزينه برنامه‌اي كار انجام شده (BCWP) عبارتست از: هزينه با معيار برنامه اوليه براي كار واقعي انجام شده.
• هزينه واقعي كار انجام شده (ACWP) عبارتست از: هزينه واقعي پرداخت شده براي كار انجام شده.

مفاهيم اوليه روش ارزش بدست‌آمده با ترسيم نمودار S بخوبي روشن مي‌شوند. با مقايسه پارامترهاي فوق در نمودار  S به نحو موثري مي‌توان روند پيشرفت پروژه را بررسي كرد

در اين روش يك بودجه براي پروژه در نظر گرفته مي­شود, سپس هزينه­هاي آن كنترل مي­شود. يا اين كه بودجه به هفته, ماه و یا سال شكسته مي­شود و هربار مقدار واقعي هزينه با بودجه­­ي در نظر گرفته شده مقايسه شود. بدین ترتیب يك منحني بودجه بدست مي آيد.

اگر پروژه مطابق با زمان­بندي جلو رفته باشد, منحني هزینه­ها، اطلاعات لازم در مورد وضعيت بودجه را نشان می­دهد. اما اگر پروژه از زمان­بندي عقب­تر باشد, مدير پروژه نمي‏­تواند وضعيت پروژه را از نمودار درك كند و بيان وضعيت واقعي با اعداد غير ممكن خواهد بود.

وقتي پروژه­اي بسيار بزرگ يا پيچيده باشد, نمي‏ توان فهميد كه كدام يك از اجزاي پروژه در انحراف منحني سهم داشته اند. EVMS  يكي از راه­هايي است كه زمانبندي وهزينه را به هم ربط مي­دهد وآنها را به صورتي ارائه مي­كند كه تحليل مديريت روي آن آسان باشد. در واقع EVMS  يك تصوير يكپارچه از عملكرد و كارايي هزينه و زمان بندي را مي‏دهد.

اصول EVMS

EVMS سه نوع اطلاعات را با هم مقايسه مي‏كند:

• PV: مقدار كاري كه برنامه­ريزي شدهPlanned Value -
• AC: مقدار پولي كه هزینه شده (به دلار يا ساعت) - هزينه ي واقعي یا Actual Cost
• EV: ارزش كار انجام شده (بر حسب بودجه مرجع به دلار يا ساعت) - ارزش افزوده یا Earned Value

در این متدولوژی همواره در طول پروژه, PV و AC با ارزش افزوده مقايسه مي­شوند. يعني با كم كردن آنها از ارزش افزوده, يا پيدا كردن نسبت آنها شاخص­هاي عملكرد واريانس­ها را بدست آوريم. این شاخص­ها از مهمترین فاکتورهای تکنیک EVMS اند و استفاده از آن­ها برای تحلیل وضعیت پروژه و پیش­بینی آن ضروری است. با استفاده از اين دو شاخص اصلي و ديگر شاخص­ها مي­توان در هر لحظه وضعيت پروژه را از نظر زمان­بندي و هزينه كنترل و يا پيش­بيني كرد.

يكي از مشكلات اجراي EVMS اين است كه گفته مي­شود هزينه­ي اجراي آن زياد است و فقط براي سازماني­هاي دولتي مثل وزارت دفاع مناسب است. اما با اجراي درست آن و اصلاحاتي كه در آن صورت مي­گيرد, سود حاصل از آن بيشتر از هزينه ي آن مي‏شود.